📌 #KANBAN – Ein flexibles System zur Arbeitsorganisation

#KANBAN ist eine Methode des visuellen Projekt- und Prozessmanagements, die ursprünglich aus der japanischen Automobilindustrie stammt und heute in vielen Branchen zur Optimierung von Arbeitsabläufen genutzt wird – von der Softwareentwicklung bis zur Lagerverwaltung.

Das Wort „#Kanban“ (#看板) bedeutet auf Japanisch „#Signalkarte“ oder „#Tafel“ und beschreibt bereits den Grundgedanken: Arbeit sichtbar machen und dadurch besser steuern.

📚 Ursprung und Entwicklung

KANBAN wurde in den 1940er-Jahren von Taiichi Ohno bei Toyota entwickelt. Ziel war es, ein „Just-in-Time“-Produktionssystem zu etablieren, bei dem Material erst dann nachgeliefert wird, wenn es tatsächlich benötigt wird. Dieses Prinzip wurde später auf andere Branchen übertragen – vor allem durch David J. Anderson, der KANBAN für Wissensarbeit und Softwareprojekte weiterentwickelte.

🧱 Grundprinzipien von KANBAN

KANBAN basiert auf fünf grundlegenden Prinzipien:

1. Visualisierung des Workflows
   – Aufgaben werden auf einem Board dargestellt (physisch oder digital).
2. Begrenzung paralleler Arbeiten (WIP-Limits)
   – Es wird festgelegt, wie viele Aufgaben gleichzeitig in Bearbeitung sein dürfen.
3. Fokus auf Fluss und Durchlaufzeit
   – Ziel ist ein kontinuierlicher Arbeitsfluss mit möglichst geringer Stagnation.
4. Klares Regelwerk für Prozessschritte
   – Jeder Schritt im Prozess ist definiert und nachvollziehbar.
5. Kontinuierliche Verbesserung (Kaizen)
   – Der Prozess wird regelmäßig überprüft und optimiert.

📋 Aufbau eines KANBAN-Boards

Ein typisches KANBAN-Board besteht aus drei Spalten:

• To Do (Geplant)
• In Progress (In Bearbeitung)
• Done (Erledigt)

Diese Spalten können erweitert werden, z. B. mit „Review“, „Test“, „Blocked“ etc. Die Aufgaben selbst werden auf Karten (Kanban-Karten) dargestellt, die durch die Spalten wandern.

🧠 Vorteile von KANBAN

• Bessere Übersicht über den Projektfortschritt
• Höhere Transparenz und Verantwortlichkeit im Team
• Kürzere Durchlaufzeiten durch WIP-Limits
• Flexibilität bei sich ändernden Anforderungen
• Einfacher Einstieg ohne große Vorbereitungszeit

⚠️ Grenzen von KANBAN

• Weniger geeignet für Aufgaben mit starren Zeitvorgaben
• Gefahr von Mikromanagement bei zu detaillierten Boards
• Kann bei sehr großen Teams oder Projekten unübersichtlich werden

✅ Beispiel 1: Softwareentwicklung

Ein Entwicklerteam verwendet ein digitales Kanban-Board mit folgenden Spalten:

• Backlog
• Ready
• In Progress
• Code Review
• QA Testing
• Done

Jede neue Anforderung wandert aus dem Backlog durch die Stationen, wobei in der Spalte „In Progress“ maximal 3 Aufgaben gleichzeitig erlaubt sind. Dadurch wird Multitasking reduziert und der Fokus verbessert.

✅ Beispiel 2: Privates Aufgabenmanagement

Eine Einzelperson organisiert ihren Alltag mit einem physischen Kanban-Board:

• To Do: Einkaufen, Steuererklärung, Haus putzen
• Doing: Wäsche waschen
• Done: E-Mail an Versicherung gesendet

Durch das sichtbare Verschieben der Aufgaben bleibt die Person fokussiert und motiviert, ohne Aufgaben zu vergessen oder zu überladen.

🔄 KANBAN vs. SCRUM

🧩 Fazit

KANBAN ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Tool, das sich sowohl im professionellen als auch im privaten Bereich flexibel einsetzen lässt. Die Methode überzeugt durch Transparenz, Anpassungsfähigkeit und ihren Fokus auf kontinuierliche Verbesserung – vorausgesetzt, sie wird diszipliniert und regelmäßig gepflegt.